NAV-vizsgálatok tapasztalatai alapján összegyűjtöttük azt a 10 kulcslépést, amit minden vállalkozásnak érdemes megtennie, mielőtt szerződést kötne egy új üzleti partnerrel. A Nemzeti Adó- és Vámhivatal kiemelten figyeli, hogy a cégek szerződéskötés előtt meggyőződjenek üzleti partnereik törvényes és megbízható működéséről. Ezért nagyon fontos, hogy minden rendelkezésre álló forrásból tájékozódjunk a partner cégről. Az alábbiakban összefoglaltuk a legfontosabb lépéseket és ellenőrzési pontokat – ezek tapasztalataink és nyilvános adatbázisok alapján nyújtanak iránymutatást, de nem teljes körűek. Az ügy egyedi körülményei, illetve a NAV egyedi elvárásai ettől eltérő plusz vizsgálatokat is megkövetelhetnek.
Céginformációk beszerzése és elemzése
Mielőtt bármilyen üzleti megállapodásra sor kerül, első lépésként ellenőrizzük a partnercég hivatalos adatait – ez a NAV szempontjából is kulcsfontosságú.
🏢 Cégjegyzéki adatok ellenőrzése: Mindenképp kérjük le a partner hivatalos cégkivonatát (az Igazságügyi Minisztérium Céginformációs Szolgálat oldalán ez ingyenesen elérhető). Ebből kiderülnek a cég alapadatai (székhely, alaptőke, tevékenységi kör, törzstőke, cégformák, képviseleti jog, tulajdonosok stb.). A cégkivonat hiteles tanúsítványa online is elérhető; bármikor lekérhető, és rákereshetünk, hogy az adat bármikor törlésre került-e (például felszámolás vagy kényszertörlés miatt).
⚠️ Felszámolás, kényszertörlés, végelszámolás: Ellenőrizzük, hogy a cég nincs-e felszámolási vagy végelszámolási eljárás alatt, illetve hogy nem rendelték-e el a kényszertörlési eljárást. A NAV KOMA‐adatbázisának kritériuma szerint egy megbízható cég nem állhat sem csődeljárás, sem felszámolási, végelszámolási vagy kényszertörlési eljárás alatt. A céginformációs szolgálaton ezek a státuszok nyomon követhetők.
✍️ Képviseleti jogosultság: Győződjünk meg arról is, hogy a szerződést aláíró személy valóban a cég törvényes képviselője, vagy megfelelő meghatalmazással rendelkezik. A jóváhagyott NAV-útmutató szerint elvárható, hogy a cég ügyleti képviselőjének (a számlakibocsátó természetes személyének) jogcíme és rendelkezésre álló okiratai (pl. cégkivonat, meghatalmazás) egyértelműek legyenek.
NAV-adatok és köztartozások ellenőrzése
A NAV nyilvános adatbázisai megbízható forrásként szolgálnak a partnercég adózási státuszának és köztartozásainak átvilágításához.
🔢 Adószám érvényessége: Különösen fontos meggyőződni róla, hogy a partner cég adószáma aktív és nem szankciós törlés vagy felfüggesztés alatt áll. A NAV honlapján elérhető a „Felfüggesztett adószámok” lekérdező, amivel kideríthető, ha a partnert korábban adószám-felfüggesztés vagy törlés érintette. Ha az adószám szankciós jelleggel törölt, a törvényi előírások alapján a cég nem működhet tovább (a kényszertörlés eljárás megszüntetésének egyik feltétele érvényes adószám).
📊ÁFA-bevallás és adófizetés: Tekintsük át a NAV nyilvános listáit is: a „nem nyújt be áfabevallást” listán szereplő cégeket kerüljük (ez pl. arra utal, hogy egy ideje nem adózik rendben). Ugyancsak hasznos ellenőrizni, hogy a partner nem szerepel-e a 180 napot meghaladó vagy jelentős adótartozással rendelkező adózók, illetve végrehajtás alatt állók között. Mindezek NAV-adatbázisokban (Adóhiányosok, Adóalanyok lekérdezése menüpontok) egyszerűen leellenőrizhetők.
✅ Megbízható adózó, KOMA státusz: A NAV “Megbízható adózók” adatbázisába bekerülni csak szigorú feltételek teljesülése után lehet. Érdemes megnézni, ha partnerünk „megbízható adózó” minősítést kapott. Szintén kérjük le a Köztartozásmentes adózók (KOMA) adatbázisba való bekerülés tényét, mert ez garantálja, hogy nincs bejelentett köztartozása, és – ahogy említettük – nincs hatósági eljárás (csőd, kényszertörlés, felszámolás) folyamatban sem nála.
👥Alkalmazottak bejelentése: A NAV Áfa-adóalany-lekérdezésekor a partner által jelentett foglalkoztatotti létszám is látható. Ha a cég állítása szerint alkalmazottakat foglalkoztat, érdemes összevetni ezeket az adatokat (például ha nulla a bejelentett létszám, miközben állítja, hogy van alkalmazottja, az gyanús lehet). Emellett a NAV közzéteszi azoknak a cégeknek a listáját, akik nem jelentették be az alkalmazottjukat – a „be nem jelentett alkalmazottat foglalkoztatók” listán szereplők közé pedig ne kerüljön partnerünk.
Pénzügyi és jogi kockázatok
Egy partner gazdasági és jogi helyzete sokat elárul a megbízhatóságáról – ezek vizsgálata nemcsak előrelátó, hanem felelős döntés is.
🏦 Bankszámla megléte: Kérjük el a cég bankszámla-adatait, és ellenőrizzük, hogy a számlaszám a cégjegyzéken feltüntetésre került-e.
📈 Pénzügyi adatok áttekintése: Amennyiben elérhető, nézzük meg a cég elmúlt évekre vonatkozó beszámolóit, mérlegeit. Egyes adatbázisok (például az Opten céginformációs rendszer) a hivatalos cégbeszámolókat feldolgozva tárolják, így ellenőrizhetjük a cég mérleg szerinti eredményét, mérleg-főösszegét, pénzügyi stabilitását. Ez különösen fontos lehet, ha a szerződés tételei vagy kockázata jelentős.
Jogszabályi háttér és egyéb források
A cégellenőrzés során mindig tartsuk szem előtt az aktuális jogszabályi kereteket és használjuk ki a nyilvános források adta lehetőségeket.
🔍Alkalmazottak ellenőrzése: Ahogy az előző pontban is említettük, a partner bejelentett alkalmazottainak száma NAV-adat alapján lekérdezhető. Emellett mindig hangsúlyozzuk: rendezett munkaügyi kapcsolatok nélkül a NAV bírságokat szabhat ki. 2021 óta a hivatal rendszeresen közzéteszi azon cégek adatait is, amelyek nem teljesítik a foglalkoztatásra vonatkozó bejelentési kötelezettségüket (ez súlyos jogsértés). Ennek alapján látható például, ha egy munkaerő-kölcsönző vagy más foglalkoztató összeszámolja beosztottjait – akik be vannak jelentve – de adót és járulékot nem fizet utánuk, a cég partneri státusza is megkérdőjelezhető lehet.
⚖️ Munkaügyi kötelezettség: Érdemes tájékozódni arról is, hogy a cég esetleg nem szerepel-e a „nem megfelelő rendezett munkaügyi kapcsolat” listák valamelyikén.
Összefoglalás
A fenti ellenőrzési lista nem teljes körű, csupán útmutatás a leggyakoribb kockázati tényezők alapján. Mindig vegyük figyelembe, hogy az adóhatóság az egyedi ügy konkrét körülményei alapján további tájékozódást is elvárhat. A blogunk tapasztalatokon és nyilvános adatbázisokon alapul – ezek például elérhetők a NAV adatbázisok honlapján és a Céginformációs Szolgálat felületén –, de célszerű egyedileg, szakértő bevonásával is megítélni a kockázatokat.
Fontos megjegyezni, hogy ez az összefoglaló útmutató nem helyettesíti a részletes jogi, adó- vagy pénzügyi tanácsadást. Minden vállalkozás saját felelősséggel dönt arról, milyen további ellenőrzéseket és elővigyázatossági intézkedéseket tart szükségesnek.
📬 NAV-vizsgálat indult Önöknél?
Ne hagyja magát felkészületlenül! Tapasztalt csapatunk segít eligazodni a jogkövetési vizsgálatok, adóellenőrzések és fellebbezések útvesztőjében – az iratbekéréstől a határozatig.
📞 Vegye fel velünk a kapcsolatot, hogy vállalkozása biztonságban legyen a NAV előtt is.